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Aus der Praxis: Elektronische Rechnungseingangsbearbeitung leicht gemacht
Spürbare Vorteile für Versender und Empfänger durch E-Invoicing
Große Unternehmen kämpfen täglich mit einer Flut von Eingangsrechnungen. Trotz der
fortschreitenden Digitalisierung vieler Arbeitsprozesse gehen Experten des
Beratungsunternehmens BearingPoint davon aus, dass die deutsche Wirtschaft derzeit noch
immer mehr als 90 Prozent der Rechnungen in Papierform übermittelt. Dabei ist der Schritt
zur vollständig digitalen Verarbeitung der Forderungen vergleichsweise einfach zu
realisieren. Das Pharma-Unternehmen Schering hat in nur wenigen Wochen gemeinsam mit der
Deutschen Post eine Lösung umgesetzt, die auch die Zulieferer schnell von ihren Vorteilen
überzeugt hat.
Eingangsrechnungen sind vielen Unternehmen ein Dorn im Auge
Große Firmen versinken
oftmals in mehreren 100.000 Rechnungen pro Jahr. Zudem bindet der Bearbeitungsprozess der
Eingangspost erhebliche personelle und finanzielle Ressourcen. So zeigen Untersuchungen
der Universität Stuttgart, dass allein der Empfangs-, Übermittlungs- und
Verarbeitungsprozess einer Rechnung innerhalb des Unternehmens bis zu 30 Euro kostet.
"Wenn wir Kunden diese Zahlen vor Augen halten, entgegnen diese meist, dass die
tatsächlichen Kosten in ihren Unternehmen vielfach noch höher sind", weiß Peter
Eisenhofer, Projektgeschäftsführer Dokumentenservice Online bei der Deutschen Post, aus
Erfahrung.
Unternehmen verkürzen die internen Prozessschritte bei der Rechnungsverarbeitung bereits
spürbar, wenn sie die eingehenden Dokumente digitalisieren. Dabei sorgen moderne
Scan-Systeme in Kombination mit so genannter OCR-Software dafür, Schlüsselelemente wie
Rechnungs- oder Kundennummern auf den Rechnungen digital zu erkennen. Durch dieses
Verfahren ist es möglich, die Rechnungen in die IT-Workflow-Systeme einzuspeisen und so
die Datensätze direkt an den zuständigen Sachbearbeiter weiterzuleiten.
Diese Methode reduziert den Anteil manueller Prozessschritte und die Durchlaufzeit der Rechnungen bis
hin zur Bezahlung bereits entscheidend.
Anpassung mit Hindernissen
Ziel der Unternehmen muss aus Effizienz-Gesichtspunkten jedoch der vollständig
automatisierte Empfang, die Bearbeitung und die Archivierung der Rechnungen sein.
Doch um
alle Zulieferer problemfrei an die Systeme des Empfänger-Unternehmens anzubinden, wären
ERP (Enterprise Ressource Planning)-Systeme mit einheitlichen Standards zur Übermittlung
von digitalen Informationen wie Rechnungen notwendig. Die Praxis sieht jedoch anders aus.
Zum einen arbeiten die Unternehmen mit verschiedenen Dokumenten-Standards. Zum anderen
sind Aufbau und Struktur der Rechnungen von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich.
Um den Rechnungsaustausch unterbrechungsfrei zu gestalten, müssten die Empfänger
demzufolge theoretisch mit sämtlichen Lieferanten ein einheitliches Rechnungslayout
vereinbaren. Dieser Ansatz ist besonders für Unternehmen, die mit mehreren hundert
Zulieferern zusammenarbeiten, wenig praktikabel. Mit EDIFACT (United Nations Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport) hat sich besonders in der
Automobilindustrie ein Standard für den Austausch von elektronischen Rechnungsdaten und
Informationen weitgehend durchgesetzt.
"Im Accounting der Pharmaindustrie werden derartige
Applikationen bislang nur vereinzelt für die Übermittlung von Telefon-, Flug- und
Bahnfahrtkosten eingesetzt", so Karl-Ludwig Pöltl, Leiter Finanzbuchhaltung der Schering
AG.
Der Pharma-Konzern schaute sich daher Mitte 2006 nach einer einfach zu realisierenden
Lösung um, die die Übermittlung der Rechnungsdaten seiner Zuliefererfirmen in das
hausinterne SAP-System ermöglicht.
"Bei dem Projekt hatten wir ein konkretes Ziel vor
Augen: Die E-Invoicing-Lösung sollte nicht nur unserem Unternehmen, sondern auch unseren
Geschäftspartnern schnell einen möglichst hohen Nutzeneffekt bringen. Der
Einführungsaufwand für unsere Zulieferer musste daher so gering wie möglich gehalten
werden. Gleichzeitig sollte sich die Lösung auf einfache Weise in die bereits bestehenden
Schnittstellen unserer Systeme einfügen", so Pöltl.
Projekterfolg durch nahtlose Integration
Beim Sichten der unterschiedlichen am Markt verfügbaren Anbietermodellen taten sich
erhebliche Unterschiede auf:
"Bei vielen E-Invoicing-Lösungen wird auf beiden Seiten eine
SAP-Schnittstelle vorausgesetzt. Einigen Firmen mit denen wir zusammenarbeiten, haben
jedoch andere Systeme im Einsatz", berichtet Andreas Captuller, Projektleiter bei
Schering. "Die Lösung der Deutschen Post erschien uns daher aus vielerlei Hinsicht optimal
für unsere Bedürfnisse. Damit sind wir in der Lage, Rechnungen in verschiedenen
Datenformaten wie XML, CSV, EDI oder auch SAP IDOC entgegenzunehmen."
Mit dem
Dokumentenservice Online verfügt die Deutsche Post über einen Dienst, der die diversen
Datei-Standards zusammenführt und dem Empfänger in dem von ihm gewünschten Format
übermittelt. Dabei müssen sowohl Absender als auch Empfänger der Rechnungen ihre
gewünschten Formate nur ein einziges Mal bestimmen.
"Für die optimale Einbindung in unsere bereits bestehenden Systeme benötigten wir ein
XML-Format mit bestimmten Layout-Vorgaben", so Captuller. Dabei hat der IT-Manager eine
ganz bestimmte Zielsetzung verfolgt: "Mit unserem OCR-System verfügen wir bereits über
eine Schnittstelle zur elektronischen Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Die gescannten
Dokumente speisen wir in einem XML-Format in unser Workflow-System ein. Warum also das Rad
neu erfinden, wenn wir bereits eine bestehende Lösung haben?". Zumal die komplett digitale
Lösung die bestehende OCR-Variante nicht von heute auf morgen ablösen wird, sondern wie
bei den meisten Unternehmen beide Varianten parallel betrieben werden.
Auch Rechnungsversender profitieren von E-Invoicing
Auf Seiten der Rechnungssender ist die Situation ähnlich. Auch sie verfügen in ihren
Debitorensystemen über Standards, die sie ungern aufgeben möchten. Die Vorgehensweise bei
der Einführung der Lösung sei daher auch für die Rechnungsersteller sehr praktikabel,
meint Captuller:
"Den Aufwand, sämtliche Formate mit unseren Zulieferern abzustimmen und
die Daten für unsere Bedürfnisse anzugleichen, übernehmen die Fachleute der Deutschen Post
für uns." Ebenso wie die Systeme zur Übersetzung der Daten kommt dabei auch der fachliche
Input von Seiten des Logistik-Konzerns. Ein weiterer Vorteil für Schering liegt damit auf
der Hand: Das Unternehmen muss für die Lösung keine hohen Anfangsinvestitionen aufwenden,
um ein derartiges IT-System aufzusetzen und mit sämtlichen Lieferanten abzugleichen. Somit
offenbaren sich die Kostenvorteile der Lösung ab der ersten elektronisch empfangenen
Rechnung. Und bei dem Pharma-Unternehmen sind dies immerhin mehr als 250.000 jährlich.
Ebenso wie Schering profitieren dabei auch die Zulieferer von der Lösung. Denn für sie
entfällt mit jeder elektronisch übermittelten Rechnung ein weiterer Druck- und
Kuvertierungsprozess. Bereits sechs Wochen nach dem Projekt-Beginn Anfang September 2006
wurde mit dem IT-Dienstleister Bechtle ein erstes Unternehmen angebunden, das seine
Rechnungen seitdem elektronisch über die Plattform der Deutschen Post übermittelt. Die
Zulieferer profitieren aus einem weiteren Grund von der neuen Technik: Aufgrund der
gestiegenen Übermittlungsgeschwindigkeit der Daten beschleunigt sich der Zahlungsprozess
spürbar.
Nutzeneffekte offenbaren sich umgehend
Innerhalb der ersten Projekt-Phase ist es vorgesehen, die fünf größten Zulieferer von
Schering an die Schnittstelle anzubinden. Diese machen bereits einen Anteil von 15 Prozent
am gesamten Rechnungsvolumen aus.
"Damit wird die Verringerung des Arbeitsaufwandes in der
Finanzbuchhaltung schnell spürbar", blickt Pöltl optimistisch auf den weiteren Verlauf des
Projekts. Doch auch für kleinere Lieferanten, die meist nicht über ein eigenes ERP-System
verfügen, bietet die Lösung durch ein einfaches Web-Interface die Möglichkeit, Daten etwa
im CSV-Format zu übermitteln. Pöltl: "Wir haben ein übergeordnetes Ziel vor Augen: Wir
möchten so viele Rechnungen wie möglich vollständig elektronisch durchbuchen können. Vom
Empfang, über den Prüfungs- und Bezahlvorgang bis hin zur elektronischen Archivierung."
Um die Rechnungen nach dem Prüfungs- und Bezahlvorgang rechtskonform ablegen zu können,
müssen sie mit einer elektronischen Signatur versehen sein. An dieser Stelle offenbart
sich ein weiterer Vorteil des Dokumentenservice Online. Denn durch die Anbindung an das
Post-eigene Trustcenter Signtrust verfügt der Konzern über die Möglichkeit, elektronische
Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen.
Für Schering
übernimmt die Deutsche Post dann auch die vorgeschriebene Verifizierung der Signatur. Die
so geprüften Dokumente kann das Pharmaunternehmen in sein SAP-System einspeisen, wo sie
nach der Bearbeitung digital archiviert werden. Dieses Verfahren ist besonders für die so
genannten Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
maßgeblich. Denn der Gesetzgeber verlangt von den Unternehmen eine sichere Archivierung
der Daten für mindestens zehn Jahre. Ohne die Signatur ist es darüber hinaus nicht
möglich, die Rechnungen bei den entsprechenden Behörden steuerlich geltend zu machen.
Fazit: Keine Angst vor E-Invocing
Mit der E-Invoicing-Lösung der Deutschen Post hat Schering eine Möglichkeit zum
elektronischen Rechnungsempfang gefunden, die auf die Bedürfnisse des Unternehmens
zugeschnitten ist: Der Konzern holt sich die elektronischen Rechnungen via Secure FTP bei
dem Dokumentenservice Online der Deutschen Post ab, speist diese XML-Daten in das
OCR-Sytem ein und archiviert sie anschließend. "Dass sich der elektronische
Rechnungseingang so schnell realisieren lässt und als profitabel erweist, hat uns doch
überrascht", resümiert der Finanzbuchhaltungs-Leiter Pöltl und hebt zudem die
Hauptmerkmale einer E-Invoicing-Lösung hervor. 02/2007, Nina Claudy für die Deutsche Post AG
| | Die Kölner Wirtschaftsjournalistin ist spezialisiert auf die Themen Dokumentenmanagement und Prozessoptimierung.
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