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Ansätze und Merksätze der elektronischen Archivierung
 
Kurz nach der Erfindung der Schrift wurden die ersten Dokumente geschaffen, kurz darauf
entstand der Bedarf, sie aufzubewahren. Das Archiv wurde erfunden. In der Antike wurden
wichtige Dokumente der Stadt und ihrer Bürger im Archaion, dem Rathaus, verwahrt. Hiervon
leitet sich unser Begriff "Archiv" ab. Bisher orientierten sich Archive an den physischen
Gegebenheiten der aufzubewahrenden Aufzeichnungen – Papier, Tontafeln, Papyri,
Buchenholztafeln, Schnurbündel, Bücher, Ordner usw.
Seit zwei Generationen, knapp 50
Jahren, verändert sich diese Tradition. Immer mehr Information und Dokumente werden
digital geboren. Die elektronische Version ist das Original und der Ausdruck auf Papier
ist nur noch eine mögliche Form der Repräsentation. Immer mehr Dokumente sind nicht mehr
zur Aufbewahrung in Papierform geeignet. Durch den Einsatz elektronischer Signaturen
erhalten elektronische Dokumente den gleichen Rechtscharakter wie ursprünglich manuell
unterzeichnete Schriftstücke. Solche digitalen Dokumente existieren rechtskräftig nur noch
in elektronischer Form.
Die elektronische Archivierung wird immer wichtiger
Der Begriff elektronische Archivierung steht für die unveränderbare, langzeitige
Aufbewahrung elektronischer Information. Für die elektronische Archivierung werden in der
Regel spezielle Archivsysteme eingesetzt. In Deutschland werden mit dem Begriff
elektronische Archivierung unterschiedliche Komponenten zusammengefasst, die im
angloamerikanischen Sprachgebrauch separat als "Records Management", "Storage" und
"Preservation" bezeichnet werden. Der wissenschaftliche Begriff eines Archivs und der
Archivierung ist zudem inhaltlich nicht identisch mit dem Begriff, der von der
Dokumentenmanagementbranche oder bei der Datensicherung verwendet wird.
Archivierung ist kein Selbstzweck
Die Aufbewahrung, Erschließung und Bereitstellung von
Information ist eine unabdingbare Voraussetzung für die Arbeitsfähigkeit moderner
Unternehmen und Verwaltungen. Mit dem exponentiellen Wachstum elektronischer Information
wachsen die Probleme der langzeitigen Aufbewahrung obwohl moderne Softwaretechnologien
wesentlich besser geeignet sind, Informationen zu verwalten, als dies herkömmlich mit
Papier, Aktenordnern und Regalen möglich war. Diese Entwicklungen zwingen inzwischen jedes
Unternehmen sich verstärkt mit dem Thema elektronische Archivierung auseinander zu setzen.
Definitionen rund um die elektronische Archivierung
In Deutschland haben sich für die elektronische Archivierung zwei Definitionen
eingebürgert:
Elektronische Langzeitarchivierung
Man spricht von Langzeitarchivierung, wenn die Informationen mindestens 10 Jahre und
länger aufbewahrt und zugreifbar gehalten werden. Der Begriff Langzeitarchivierung ist im
Prinzip ein Pleonasmus, da Archivierung den Langzeitaspekt bereits impliziert. Er wird
aber zunehmend im akademischen und im Bereich der öffentlichen Archive, Museen und
Bibliotheken benutzt, um sich von den eher kurzfristiger ausgelegten Strategien der
elektronischen Archivierung im kaufmännischen Bereich abzusetzen.
Während heute
Unternehmen schon Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren für handelsrechtlich und steuerlich
relevante Daten und Dokumente als nur sehr schwierig umsetzbar sehen, wird in historischen
Archiven von einer sicheren, geordneten und jederzeit zugreifbaren Aufbewahrung von
Informationen mit Speicherzeiträumen von 100, 200 oder gar 300 Jahre gesprochen.
Angesichts der sich ständig verändernden Technologien, immer neuer Software, Formate und
Standards, eine gigantische Herausforderung für die Informationsgesellschaft.
Revisionssichere elektronische Archivierung
Man spricht von revisionssicherer Archivierung, wenn die Archivsystemlösung den
Anforderungen des Handelsgesetzbuches §§ 239, 257 HGB sowie der Abgabenordnung und den
GoBS an die sichere, ordnungsgemäße Aufbewahrung von kaufmännischen Dokumenten entspricht
und die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren erfüllt.
Der Begriff
revisionssichere Archivierung wurde vom Autor bereits 1992 geprägt und macht deutlich,
dass es nicht möglich ist, im Vorwege Rechtssicherheit in der Archivierung zu
erhalten sondern dass dies erst immer im Rahmen einer Prüfung im laufenden Betrieb
nachgewiesen werden kann. Das HGB und die Abgabenordnung (AO) geben hier die
Grundlagen für die Speicherung, unabhängig ob in herkömmlichen Papierarchiven oder
elektronischen Systemen, vor:
- Ordnungsmäßigkeit
- Vollständigkeit
- Sicherheit des Gesamtverfahrens
- Schutz vor Veränderung und Verfälschung
- Sicherung vor Verlust
- Nutzung nur durch Berechtigte
- Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
- Dokumentation des Verfahrens
- Nachvollziehbarkeit
- Prüfbarkeit
Diese Kriterien sind fachlich definiert und bedürfen der Interpretation, wenn es um die
Umsetzung in technischen Systemen geht.
Zehn Merksätze zur revisionssicheren Archivierung
Die wesentlichen Anforderungen an die elektronische Archivierung wurden in zehn Merksätzen
vom VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. veröffentlicht:
1. Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden
2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen
3. Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein
4. Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist
5. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können
6. Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt
und gedruckt werden können
7. Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können
8. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken,
sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes
möglich ist
9. Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen,
Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist
10. Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen
(BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich
Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.
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01/2007, Dr. Ulrich Kampffmeyer
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