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Die Qual der Wahl - Schwierigkeiten bei der ECM Anbieterauswahl
Die Flut an elektronischen und gedruckten Dokumenten mit denen Unternehmen heute umgehen
müssen wächst stetig und lässt sich ohne verwaltende Systeme längst nicht mehr eindämmen.
Viele Dokumente sind zudem aufbewahrungswürdig oder sogar aufbewahrungspflichtig. Die
Pflicht, Dokumente langfristig revisionssicher aufzubewahren, wird neben den GDPdU
(Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) auch in zahlreichen
Gesetzestexten wie der AO (Abgabenordnung) dem HGB oder den GoBS (Grundsätze
ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchhaltungssysteme) angeführt. Unternehmen stehen also
zunehmend unter Druck ein fachlich und rechtlich ausreichendes Enterprise Content
Management (ECM)- oder Dokumenten Management (DM)-System einzusetzen, dessen Funktionen im
Idealfall perfekt an die Unternehmensbedingungen angepasst sind.
Die Wahl der richtigen Lösung fällt durch den unüberschaubarer ECM-/DMS Markt schwer.
Neben einer handvoll so genannter "Global Player" wie ECM, FileNet, IBM oder OpenText, die
sehr komplexe Lösungen anbieten, gibt es zahlreiche kleine und mittlere Anbieter aus den
unterschiedlichen Bereichen z. B. Archivierung, Dokumenten Management oder Web Content
Management. Ihre Lösungen decken meist nur bestimmte Content-Funktionen ab.
Die Schwierigkeit besteht vor allem darin, ein System zu finden, dessen technischen
Möglichkeiten auch tatsächlich gebraucht und ausgenutzt werden. Für KMUs bieten die
ganzheitlichen Content-Management-Lösungen der Global Player eine unnötige
Funktionsvielfalt, zudem sind solche komplexen Lösungen für die meisten KMUs unbezahlbar.
Auf der anderen Seite deckt nicht jeder Anbieter einer kleineren Lösung alle
ECM-Funktionen gleich gut und aus eigener Hand ab. In der Regel gilt, kein Content-Problem
verlangt alle ECM-Funktionen. Braucht ein Unternehmen eine einfache Archiv-Funktion, ist
keine Postkorb- oder Workflow-Lösung nötig.
Enterprise Content Management Module [1] sind je nach Definition:
- Elektronisches Dokumenten Management (EDM) /DMS
- Archivierung
- COLD (Computer Output on LaserDisk)
- Postkorb/Workflow
- Collaboration
- Records Management
- ERP-Content
- Output Management System
- Elektronische Formulare (E-Forms)
- Web Content Management (WCM) / Portale
- Engineering Data Management (EDM) / Product Data Management (PDM)
Damit das optimale Produkt gefunden wird, muss der Anwender genau wissen, was für Module
er braucht und welche Funktionen von diesen abgedeckt werden müssen. Das erfordert ein
umfangreiches Grundwissen in allen Bereichen des ECM, denn erst mit dem nötigen
Verständnis kann eine optimale Lösung gefunden werden.
Neben der Auswahl der benötigten Funktionen muss auch die Frage geklärt werden, welcher
Systemaufbau der Lösung sich für das Unternehmen eignet.
Wichtige Architekturentscheidung
Die Architektur meint den Aufbau des Systems bzw. den Zusammenhang der einzelnen
Komponenten. Es gibt verschiedene Architekturen deren Vor- und Nachteile von der
individuellen Situation des Unternehmens abhängen beispielsweise der Unternehmensgröße und
der Anzahl der Systemanwender. Zur Auswahl stehen, die einfache Desktop-Lösung, die
Client-Server-Architektur oder die N-Tier-Architektur. [2]
Eine Desktop-Lösung eignet sich für kleine Anwendergruppen. Alle Applikationen
(Anwendungen) und ECM-Funktionen laufen auf dem Client, also dem lokalen PC ab.
Die Client-Server-Architektur oder 2-Tier-Architektur wird im KMU-Umfeld sehr häufig
verwendet. Das System besteht aus einer dezentralen Komponente dem Client, der mit der
zentralen Komponente dem Server in Verbindung tritt. In diesem Fall erfolgt also eine
Arbeitsteilung, alle ECM-Funktionen laufen nicht mehr auf dem Client sondern auf dem
Server ab.
Die N-Tier-Architektur beschreibt ein mehrschichtiges System. Typischerweise besteht diese
Architektur aus drei Komponenten. Das System ist in eine Präsentationsschicht (Client),
wobei für die Präsentation dann z.B. Windows XP verantwortlich ist, eine
Applikationsschicht (Applikations-Server) und eine Dokumenten- und Datenschicht
(Daten-Server) aufgeteilt. Diese Lösung ist sehr komplex und erfordert einen hohen
Administrationsaufwand.
Fazit
Voraussetzung für die Auswahl einer passenden Lösung ist eine detailliert geplante
ECM-Strategie. Neben den beschriebenen funktionalen und architektonischen Entscheidungen
sind zahlreiche weitere Faktoren ausschlaggebend. Neben ersichtlichen Faktoren wie Kosten
(Anschaffungskosten, Einrichtungskosten, Wartungskosten) oder Migrationsaufwand (wenn eine
Migration nötig ist) müssen auch Themen beachtet werden, die leicht vergessen werden wie
die Zukunftssicherheit der Lösung, Lizenzen (Trainings- und Entwicklerlizenzen), Kosten
für Drittprodukte, Customizing-Aufwand … Der Anwender muss genau hinterfragen, wo die
Grenzen des Produktes liegen. Ist erstmal eine vorschnelle und am Ende falsche
Systemauswahl getroffen wurden, sind nicht nur hohe Kosten die Folge.
Eine große Hilfe bei der Systemauswahl bieten externe Berater
Unabhängige Beratungsunternehmen bieten Know-how bei der Anbieter und Lösungssuche. Doch
eine qualifizierte Beratung ist oft sehr kostenintensiv. Eine Alternative bieten
fachspezifische Workshops und Seminare, die von unabhängigen Beratungsunternehmen
angeboten werden. Sie vermitteln dem Anwender den nötigen Überblick und das nötige Wissen
über das Themenfeld DMS/ECM und geben ihm nützliche Werkzeuge für die Anbieterauswahl an
die Hand.
Besonders hilfreich sind Intensiv-Seminare zur Einführung in die Thematik, wie sie u.a.
Zöller & Partner anbieten. Denn mit oder ohne externen Berater erfordert die ECM-Praxis
viel Verständnis für die Zusammenhänge von den Anwendern.
Quellen
[1] / [2] Vgl. Seminarunterlagen Zöller & Partner GmbH: Elektronische Archivierung / Dokumenten
Management, 09/2006. 10/2006, Claudia Weidner
| | Claudia Weidner arbeitet seit Anfang 2006 als Online-Redakteurin bei FEiG & PARTNER, dem Online-Fachverlag für IT-Portale. Sie ist für die redaktionelle Betreuung der Portale Contentmanager.de, Documanager.de und CRMmanager.de verantwortlich.
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