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Input meets Output
Nachdem nun zuvor der Teil "Eingang" betrachtet wurde, ist für das aktuelle Thema auch
eine Betrachtung des "Ausgangs", zu neu-deutsch "Output" notwendig. Auch hier sind
unterschiedliche Szenarien im Einsatz, die im Folgenden kurz betrachtet werden.
Natürlich hat die ein oder andere Firma einzelne der oben akribisch aufgeführten Arbeitsschritte bereits zentral organisiert; z.B. das Einkuvertieren oder das Frankieren in der Poststelle. Warum aber sollen nicht ALLE der dem "Formulieren des Anschreibens" folgenden Punkte zentral und zugleich automatisch erledigt werden können? Integration in Anwenderoberfläche Ermöglichen würde ein solcher Wunsch die Integration eines zentralen Druck- und Versandmanagements in die bekannte Benutzeroberfläche. Durch die nahezu barrierefreien Schnittstellen ist eine Integration von selbst definierten Makros oder Programmteilen auch in Standard-Office-Anwendungen möglich und lässt eine zentrale Steuerung nicht nur in Eigenentwicklungen zu. Eine solche Integration könnte aber selbstverständlich noch viel weiter gehen: Aus einem zentralen Vorlagendepot wählt der Benutzer die für den Geschäftsvorfall benötigte aus und erhält somit immer die aktuell gültige. Innerhalb dieser Briefvorlage stehen dann Dialoge zu Verfügung, in denen z. B. benötigte Informationsbroschüren und/oder Antragsformulare, die dem Schreiben beigelegt werden sollen, ausgewählt werden können oder aber auch die Versandart –, z. B. Standard oder per Einschreiben bestimmt werden kann. Und zum Schluss ein Klick auf "Zentraler Ausdruck" und schon nimmt das Schriftstück seinen Fertigstellungsweg bis zum Postausgang – ein kleiner Klick für den Mitarbeiter, ein großer Fortschritt für das Unternehmen! Zentrale Output-Abwicklung An der Sammelstelle für die Druckaufträge müssen diese dann noch aufbereitet und durchgeführt werden. Die Aufbereitung ist notwendig, um dem eigentlichen Inhalt des Anschreibens noch Merkmale hinzuzufügen, die im folgenden Prozess benötigt werden. Hierzu zählen z.B. Merkmale zur eindeutigen Identifikation einer Sendung oder auch Markierungen am Rand, welche von einer automatischen Kuvertieranlage interpretiert werden. Aufgrund erschwinglicher, moderner Druckanlagen ist es möglich, auch digitale Vollfarb-Ausdrucke zu realisieren; auf diese Art können "on demand" auch Anhänge wie Broschüren und Formulare gedruckt werden, die entweder tagesaktuell sein müssen oder eine Personalisierung auf den Empfänger hin erhalten sollen. Mit Hilfe modernen, automatischer Kuvertieranlagen können nicht nur die Druckergebnisse "eingetütet" werden, sondern auch Flyer, Werbematerialien oder Rücksendeumschläge mitverpackt werden. Über Markierungen am Rand der ausgedruckten Blätter können solche Maschinen Anfang und Ende einer Sendung erkennen. Somit müssen nicht Stapel aus gleichen Aufträgen gebildet werden, sondern Sendungen unterschiedlichen Umfangs können in Ihrer zeitlichen Reihenfolge im System verarbeitet werden. Um dem Sachbearbeiter nun aber nach seinem erfolgreichen Mausklick auch eine Bestätigung über den Versand des Dokuments geben zu können, muss nach dem Kuvertieren ein Abgleich mit den eigentlichen Druckaufträgen durchgeführt werden. Hierzu kann beispielsweise der zuvor in der Aufbereitung angebrachte Barcode im Adressfeld dienen, der nun durch das Sichtfenster des Briefumschlags hindurch gescannt und erkannt wird. Der somit erfasste Postausgang kann nun mit den Druckaufträgen abgeglichen werden, um den gesamten Prozess zu kontrollieren. Darüberhinaus kann auf verschiedene Weise eine Statusmeldung über den erfolgreichen Versand generiert werden, sei als digitalisierte Ablage des ausgehenden Schreibens im ECM-System oder z. B. durch einen Eintrag in CRM-System. In einem CRM-System kann dem Sachbearbeiter z. B. eine Wiedervorlage gesetzt werden, sofern das versandte Anschreiben eine Reaktion des Empfängers auslöst – womit das eigentliche Thema dieser Think.doc-Ausgabe angerissen wäre. Zuvor aber noch eine kurze Betrachtung der Vorteile einer zentralen Drucklösung; die "geldwerten Vorteile" liegen auf der Hand: Viele Abteilungsdrucker, welche gewartet, instand gehalten und mit Verbrauchsmaterialien versorgt werden mussten, werden durch eine – zugegebenermaßen größere – Maschine ersetzt, die zentral administriert wird. Die Lagerhaltung von Verbrauchsmaterialien wird vereinfacht. Auch die Anzahl der notwendigen Frankiermaschinen lässt sich reduzieren Durch zentrales Versenden der Post können spezielle Abkommen geschlossen werden und die Sendung ggf. portooptimiert an die Kunden versandt werden. Ebenfalls kann die Einlieferung der Post in ein Briefzentrum diskutiert und ggf. durch eine Abholung realisiert werden. Broschüren oder Formulare müssen nicht mehr in allen Geschäftsstellen vorgehalten, einkuvertiert und versandt werden, sondern können "on demand" direkt mit ausgedruckt werden. Dieser Vorteil wird nicht nur die Buchhaltung, sondern auch das Marketing freuen, da so ein Versionswechsel bei Image- oder Informationsbroschüren leichter und auch sicherer vollzogen werden kann. Da allerdings die Anschaffungs-, Instandhaltungs- und auch die Betriebskosten einer solchen zentralen Versandstelle mit einer meist etwas größer dimensionierten Maschine nicht wegdiskutiert werden können und auch nicht sollen, ist ein Blick auf einen externen Dienstleister meistens der richtige Ansatz. Aufgrund der heutigen Anbindungen via Internet und VPN-Tunnel können die Orte zur Generierung und Verabreitung der Druckdaten unterschiedlich sein – ein Outsourcing der Druck- und Versanddienstleistung ist somit ungehindert möglich. Und wird sich ziemlich sicher auch rechnen.
08/2006, Peter Panitz
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