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Erfassung durch Dienstleister
 Die Erfassung von Papierdokumenten stellt eine zentrale Komponente jedes
Dokumenten-Management-Systems dar. Insbesondere bei umfangreichen Erfassungsaufgaben kann
die benötigte Personalkapazität sehr groß werden und das Erfassungssystem eine hohe
technische Komplexität aufweisen.
Mit Dienstleistern, die sich auf die Erfassung von
Dokumenten spezialisiert haben, steht dem Anwender eine Alternative zum Kauf und Betrieb
einer eigenen Dokumentenerfassungslösung zur Verfügung. Im Folgenden werden wesentliche
Kriterien für die Entscheidung zwischen Eigenbetrieb und Auslagerung an einen
Dienstleister sowie Anregungen für die Festlegung von zugesicherten Leistungen zwischen
Auftraggeber und Dienstleister aufgezeigt.
Zentralisierung – Wo befinden sich die Dokumente?
Eine dezentrale Erfassung der Dokumente bietet sich dann an, wenn der Zeitaufwand für die
Erfassung durch den Sachbearbeiter so gering ist, dass der zusätzliche logistische Aufwand
für einen Versand der Dokumente zu einer zentralen Sammelstelle nicht gerechtfertigt ist.
Normalerweise lassen sich diese Erfassungsaufgaben nicht auslagern.
Gut auslagern lassen
sich in der Regel die zentral organisierten Prozesse.
Es ist z.B. ohne weiteres möglich,
ein Postfach an einen externen Dienstleister umzuleiten oder eine zentrale
Erfassungsstelle inhouse durch einen Dienstleister betreiben zu lassen. Bei dezentraler
Organisation sollte geprüft werden, ob eine Zentralisierung möglich und vorteilhaft für
den Gesamtprozess wäre. Eine wichtige Rolle bei der Entscheidung über eine zentrale
Organisation des Prozesses spielt der Zeitbedarf für die Erfassung der Dokumente. Der
Zeitbedarf ergibt sich aus dem Dokumentenvolumen und der Anzahl zu erfassender Zeichen auf
jedem Dokument.
Prozesssicherheit – Was passiert mit den Dokumenten?
Die Prozesssicherheit stellt ein zentrales Thema bei einer Outsourcing-Entscheidung dar.
Es ist zu klären, welche Vor- bzw. Nachteile eine Erfassung durch einen Dienstleister
gegenüber einer internen Lösung bietet. Für beide Möglichkeiten sind die wesentlichen
Fragen zur Prozesssicherheit zu beantworten und zu gewichten, so dass eine sachliche
Bewertung ermöglicht wird.
Technologie – Wie sieht das beste System aus?
Für die Erfassung der Dokumente wird ein Datenerfassungssystem bestehend aus Hardware und
verschiedenen Softwareprodukten benötigt. Die Auswahl des richtigen Systems kann sich
insbesondere bei anspruchsvollen Erfassungsaufgaben schwierig gestalten. Es gibt diverse
unterschiedliche Scannertypen und Softwaresysteme am Markt, unter denen die Wahl zu
treffen ist. Durch das Auslagern der Erfassung lässt sich das Technologierisiko auf den
Dienstleister verlagern.
Wirtschaftlichkeit – Rechnet es sich?
Sollte die Auslagerung zu einem Dienstleister nicht eigentlich teurer sein, als die Lösung
selbst zu betreiben, weil der Dienstleister als Wirtschaftsunternehmen eine Marge mit
einkalkulieren wird? In einigen Fällen mag das wirklich der Fall sein. Andererseits gibt
es genügend Beispiele in der Praxis, wo eine Auslagerung zu einer erheblichen
Kosteneinsparung geführt hat. Bei einer Auslagerung sollte daher grundsätzlich, wie bei
anderen Investitionsvorhaben auch, eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung durchgeführt
werden. Da eine Auslagerung – mit Ausnahme einmaliger Projekte zum Digitalisieren von
Altdatenbeständen – in den meisten Fällen längerfristig ausgelegt sein wird, bieten sich
die dynamischen Verfahren mit den Kenndaten Qualifizierter Interner Zinsfuß, Return on
Investment, Barwert in Verbindung mit der risikoorientierten Größe Amortisationsdauer an.
Hierbei müssen sowohl einmalige als auch laufende Aufwände einbezogen werden.
Laufzeit
Neben den einmaligen Aufträgen, um Altdatenbestände zu digitalisieren, werden die
In-Prozess-Aufträge (frühes Digitalisieren) zu einer nichttrivialen Prozessumgestaltung
führen. Daher werden sich solche Projekte nur über eine längere Laufzeit rechnen. Deshalb
ist das Vertrauen in die partnerschaftliche Abwicklung der Zusammenarbeit neben den
monetären und qualitativen Kriterien ein nicht zu unterschätzendes Entscheidungskriterium
bei der Auswahl des Dienstleisters.
Schwer rechenbare Faktoren
Viele Projekte im Dokumenten-Management führen durch die Verkürzung der Durchlaufzeiten zu
einer beträchtlichen Verbesserung in der Service-Qualität gegenüber den Geschäftspartnern
und Kunden. Leider sind aber auch Widerstände eigener Mitarbeiter gegenüber einer
Auslagerung nicht auszuschließen. In den Geschäftsprozessen entsteht zum Dienstleister
eine neue und zusätzliche Schnittstelle. Im Prozess-Redesign versucht man, viele
Schnittstellen möglichst zu vermeiden. Also müssen die Nachteile dieser neuen
Schnittstelle zum Dienstleister durch andere Vorteile kompensiert werden. Macht man dieses
gleich zu Beginn eines Projektes den beteiligten Mitarbeitern klar und sieht die
aufkommenden Widerstände nicht als Störung, sondern als natürliche Reaktion an, so wird
man in den meisten Fällen diese Mitarbeiter für das Projekt gewinnen können.
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08/2006, Nicole Körber
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