Erfassung durch Dienstleister

Autor: Nicole Körber
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Die Erfassung von Papierdokumenten stellt eine zentrale Komponente jedes Dokumenten-Management-Systems dar. Insbesondere bei umfangreichen Erfassungsaufgaben kann die benötigte Personalkapazität sehr groß werden und das Erfassungssystem eine hohe technische Komplexität aufweisen.

Mit Dienstleistern, die sich auf die Erfassung von Dokumenten spezialisiert haben, steht dem Anwender eine Alternative zum Kauf und Betrieb einer eigenen Dokumentenerfassungslösung zur Verfügung. Im Folgenden werden wesentliche Kriterien für die Entscheidung zwischen Eigenbetrieb und Auslagerung an einen Dienstleister sowie Anregungen für die Festlegung von zugesicherten Leistungen zwischen Auftraggeber und Dienstleister aufgezeigt.


Zentralisierung – Wo befinden sich die Dokumente?

Eine dezentrale Erfassung der Dokumente bietet sich dann an, wenn der Zeitaufwand für die Erfassung durch den Sachbearbeiter so gering ist, dass der zusätzliche logistische Aufwand für einen Versand der Dokumente zu einer zentralen Sammelstelle nicht gerechtfertigt ist. Normalerweise lassen sich diese Erfassungsaufgaben nicht auslagern.

Gut auslagern lassen sich in der Regel die zentral organisierten Prozesse.

Es ist z.B. ohne weiteres möglich, ein Postfach an einen externen Dienstleister umzuleiten oder eine zentrale Erfassungsstelle inhouse durch einen Dienstleister betreiben zu lassen. Bei dezentraler Organisation sollte geprüft werden, ob eine Zentralisierung möglich und vorteilhaft für den Gesamtprozess wäre. Eine wichtige Rolle bei der Entscheidung über eine zentrale Organisation des Prozesses spielt der Zeitbedarf für die Erfassung der Dokumente. Der Zeitbedarf ergibt sich aus dem Dokumentenvolumen und der Anzahl zu erfassender Zeichen auf jedem Dokument.


Prozesssicherheit – Was passiert mit den Dokumenten?

Die Prozesssicherheit stellt ein zentrales Thema bei einer Outsourcing-Entscheidung dar. Es ist zu klären, welche Vor- bzw. Nachteile eine Erfassung durch einen Dienstleister gegenüber einer internen Lösung bietet. Für beide Möglichkeiten sind die wesentlichen Fragen zur Prozesssicherheit zu beantworten und zu gewichten, so dass eine sachliche Bewertung ermöglicht wird.


Technologie – Wie sieht das beste System aus?

Für die Erfassung der Dokumente wird ein Datenerfassungssystem bestehend aus Hardware und verschiedenen Softwareprodukten benötigt. Die Auswahl des richtigen Systems kann sich insbesondere bei anspruchsvollen Erfassungsaufgaben schwierig gestalten. Es gibt diverse unterschiedliche Scannertypen und Softwaresysteme am Markt, unter denen die Wahl zu treffen ist. Durch das Auslagern der Erfassung lässt sich das Technologierisiko auf den Dienstleister verlagern.


Wirtschaftlichkeit – Rechnet es sich?

Sollte die Auslagerung zu einem Dienstleister nicht eigentlich teurer sein, als die Lösung selbst zu betreiben, weil der Dienstleister als Wirtschaftsunternehmen eine Marge mit einkalkulieren wird? In einigen Fällen mag das wirklich der Fall sein. Andererseits gibt es genügend Beispiele in der Praxis, wo eine Auslagerung zu einer erheblichen Kosteneinsparung geführt hat. Bei einer Auslagerung sollte daher grundsätzlich, wie bei anderen Investitionsvorhaben auch, eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung durchgeführt werden. Da eine Auslagerung – mit Ausnahme einmaliger Projekte zum Digitalisieren von Altdatenbeständen – in den meisten Fällen längerfristig ausgelegt sein wird, bieten sich die dynamischen Verfahren mit den Kenndaten Qualifizierter Interner Zinsfuß, Return on Investment, Barwert in Verbindung mit der risikoorientierten Größe Amortisationsdauer an. Hierbei müssen sowohl einmalige als auch laufende Aufwände einbezogen werden.


Laufzeit

Neben den einmaligen Aufträgen, um Altdatenbestände zu digitalisieren, werden die In-Prozess-Aufträge (frühes Digitalisieren) zu einer nichttrivialen Prozessumgestaltung führen. Daher werden sich solche Projekte nur über eine längere Laufzeit rechnen. Deshalb ist das Vertrauen in die partnerschaftliche Abwicklung der Zusammenarbeit neben den monetären und qualitativen Kriterien ein nicht zu unterschätzendes Entscheidungskriterium bei der Auswahl des Dienstleisters.


Schwer rechenbare Faktoren

Viele Projekte im Dokumenten-Management führen durch die Verkürzung der Durchlaufzeiten zu einer beträchtlichen Verbesserung in der Service-Qualität gegenüber den Geschäftspartnern und Kunden. Leider sind aber auch Widerstände eigener Mitarbeiter gegenüber einer Auslagerung nicht auszuschließen. In den Geschäftsprozessen entsteht zum Dienstleister eine neue und zusätzliche Schnittstelle. Im Prozess-Redesign versucht man, viele Schnittstellen möglichst zu vermeiden. Also müssen die Nachteile dieser neuen Schnittstelle zum Dienstleister durch andere Vorteile kompensiert werden. Macht man dieses gleich zu Beginn eines Projektes den beteiligten Mitarbeitern klar und sieht die aufkommenden Widerstände nicht als Störung, sondern als natürliche Reaktion an, so wird man in den meisten Fällen diese Mitarbeiter für das Projekt gewinnen können.



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 1: Rechtliches – Wer trägt die Verantwortung?

08/2006, Nicole Körber



Nicole Körber ist Geschäftsführerin der PR-Agentur good news! GmbH. Die Wirtschaftsinformatikerin (BA) berät seit mehr als zehn Jahren Unternehmen, die im DMS-Umfeld tätig sind.
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