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Hybride Archivierung: Mausklick statt Aktenberge
Pläne, Belege, schriftliche Verträge: Bedrucktes Papier füllt massenhaft Regale und
Lagerräume in Unternehmen. Ein enormer Verwaltungsaufwand und Kostenfaktor. Diese Form der
Aufbewahrung birgt zudem ein großes Risiko: Bei einem Brand gehen unersetzliche
Geschäftspapiere verloren. Elektronische Archive dagegen sparen Platz und erleichtern den
täglichen Umgang – in Verbindung mit langlebigen Mikrofilmen sichern sie die Informationen
sogar fast bis in die Ewigkeit...
Ordner voller Verträge, Skizzen, Belege oder Baupläne häufen sich
in allen Unternehmen – und Tag für Tag werden es mehr. Denn auch im digitalen Zeitalter
von Computer und Hightech liegen die meisten Geschäftsdokumente immer noch nur in
Papierform vor: vom einfachen Tankbeleg bis zum Originalvertrag mit Kundenunterschrift.
Unterlagen, die abgeheftet und aufbewahrt werden müssen, um sie täglich oder auch erst
nach Jahren erneut einsehen zu können. Ein enormer Verwaltungsaufwand – ganz abgesehen von
den Kosten, die für die Aufbewahrung in Büroräumen und Lagern entstehen.
Dokumente in Papierform sind aber nicht nur unpraktisch, sie bergen auch ein enormes
Verlustrisiko. Durch einen Brand kann die gesamte Geschäftsgrundlage eines Unternehmens in
Form von Kundenverträgen oder Bauskizzen zerstört werden Viele Geschäftsführer sind sich
dieser Gefahren gar nicht bewusst und wissen z.B. auch nicht, dass sie u.U. für den
Datenverlust persönlich haften. Zusätzlich haben mehrere Richtlinien, wie etwa der
Sarbanes-Oxley-Act (SOX) oder das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im
Unternehmensbereich (KonTraG), die Haftbarmachung von Vorstand, Aufsichtsrat und
Wirtschaftsprüfern im Unternehmen in den letzten Jahren deutlich erleichtert. U.a. sind
die Geschäftsleitungen verpflichtet, Aussagen über die Risikostruktur im Unternehmen zu
machen.
Verlustrisiko beim täglichen Umgang
Risiken birgt auch schon der tägliche Umgang mit den Akten: Immer dann, wenn ein Dokument
an seinem Aufbewahrungsort entnommen wird, um es einzusehen, an Dritte weiterzugeben oder
z.B. zu kopieren, besteht die Gefahr, dass es nicht wieder zurückgelegt wird. Damit ist es
für jede weitere Nutzung verloren. Ein weiteres Problem für viele Unternehmen: Liegt das
gesamte Kapital einer Firma nur in Form von Akten – z.B. Kundenverträgen oder
Infrastrukturplänen – vor, ist es fast unmöglich, dieses lückenlos gegenüber den
Teilhabern, dem Gesetzgeber oder einem Kreditinstitut, nachzuweisen. Genau das aber
fordern u.a. die Kreditvergabekriterien nach Basel II.
Wesentlich sicherer und einfacher wird der Umgang mit Originaldokumenten, wenn diese
digital archiviert werden. Ein solches elektronisches Archiv hat den Vorteil, dass
Dokumente täglich schnell und überall abrufbar sind und beliebig oft weiter gereicht
werden können, ohne sie zu verlieren. Werden die Dokumente zusätzlich auf Mikrofilm
archiviert, sind sie gleichzeitig für einen langen Zeitraum geschützt. Denn Filme bleiben
im Unterscheid zu elektronischen Daten noch in 500 Jahren lesbar, wenn man sie vor Brand
und Diebstahl schützt. Sie sind zudem fälschungssicher und damit auch die einzige wirklich
rechtssichere Archivierungsform.
Inhalt von 1.000 Aktenordnern auf einer DVD
Die RT Reprotechnik.de GmbH gehört zu den wenigen Anbietern, die die
Erstellung eines elektronischen Archivs und eines Archivs auf Mikrofilm in einem Vorgang
ermöglichen, und zwar auf Basis eines einzigen Scans. Dieses so genannte "hybride"
Verfahren reduziert die Kosten um mehr als die Hälfte gegenüber herkömmlichen
Belichtungsverfahren für Mikrofilme. Und es schont wertvolle Originaldokumente, die nur
einmal als Vorlage zur Hand genommen werden müssen.
Für den täglichen Umgang mit den Akten ist das elektronische Archiv ideal. Die
RT-Datenträger sind selbsttragend, d.h. die zur Nutzung des Archivs notwendige Software
ist auf dem Datenträger installiert. Die DVDs lassen sich also ganz einfach auf jedem
beliebigen Rechner starten und einsehen, ohne dass zuvor ein Programm installiert werden
musste. Die Suche nach einem bestimmten Dokument ist zudem per OCR-Texterkennung über
Schlagworte möglich – sogar quer über mehrere Datenträger hinweg. Auf diese Weise reicht
ein Mausklick und der Beleg erscheint auf dem Bildschirm. Die Zeiten in denen Aktenordner
aus dem Regal genommen werden mussten, um die Dokumente mühsam einzeln durchzublättern,
gehören damit endgültig der Vergangenheit an.
Der Inhalt von bis zu 1.000 Aktenordnern lässt sich auf einer einzigen DVD sichern. Die
Ordnerstruktur ist dabei dem Kundenwunsch angepasst und kann z.B. auch dem bestehenden
Aktenordnersystem per eingescannter Ordnerlaschen nachempfunden werden. Da die Datenbank
als XML-Format aufbereitet ist, kann der Kunde zudem alle Daten in das eigene System
integrieren. Vorgänge, die auf dem PC erstellt wurden, und das dazu gehörige
Originaldokument liegen in Zukunft direkt nebeneinander. Am Ende einer Archivierung können
die Papierdokumente dann bedenkenlos vernichtet werden und das Unternehmen wird von einer
enormen Last befreit.
Unternehmenskapital dokumentieren
Die Vorteile der hybriden Archivierung machte sich auch die PrimaCom AG, ein bedeutender
privater Kabelnetzbetreiber mit Sitz in Mainz, zunutze. Den Inhalt von insgesamt 5.000
Ordnern ließ das Unternehmen, das rund eine Millionen Kunden in ganz Deutschland zählt,
archivieren. Ein großer Teil davon waren Kundenverträge, deren Inhalte nun erstmals im
Kundenbetreuungssystem abgebildet werden können. Aber auch Pläne und Zeichnungen der
Infrastruktur, die vor bis zu 20 Jahren errichtet wurde, ließ PrimaCom digitalisieren.
Diese Infrastruktur ist das Kapital des Unternehmens. Die Sicherung der Geschäftsgrundlage
stand hier daher im Fokus. Ein angenehmer Nebeneffekt: PrimaCom kann in Zukunft allen
Servicetechnikern deutschlandweit jede Unterlage elektronisch schnell zur Verfügung
stellen, damit Störungen und Schäden schnell behoben werden.
Für den Transport der Kundendokumente in die Archivierungszentrale nach Dresden sorgt RT
mit einem bundesweiten Kurierdienst. Fünfundfünfzig Fahrzeuge an siebenundzwanzig
Standorten sind täglich unterwegs. Wenn es einmal schnell gehen muss, werden die Dokumente
aber auch einfach vor Ort in einer der Niederlassungen gescannt und dann digital nach
Dresden geschickt, wo sie als DVD und Filme aufbereitet werden. Im Falle sehr
vertraulicher Dokumente ist es sogar möglich, direkt beim Auftraggeber zu scannen – so
dass die Unterlagen die Büroräume gar nicht erst verlassen.
08/2006, Petra Wallasch
| | Petra Wallasch ist Geschäftsführerin der RT Reprotechnik GmbH mit Sitz in Leipzig. Das auf Vervielfältigungen aller Art spezialisierte Leipziger Unternehmen gehört bundesweit zu den Top3 der Branche.
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