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Interview mit DocuWare AG-Vorstand Jürgen Biffar zum Thema E-Mail-Archivierung
E-Mails haben sich in der Geschäftswelt zu einem unersetzlichen Kommunikationsmedium
entwickelt. Die Archivierung von E-Mails gilt aktuell als eines der Hype-Themen der
IT-Branche. Wie sehen Sie den momentanen Stand in den Unternehmen in punkto Interesse und
Umsetzung?
Das Interesse ist da, natürlich in unterschiedlicher Ausprägung. Im Wesentlichen gibt es
drei Motive, die zur E-Mail-Archivierung führen:
1. Die E-Mail-Flut wird zu einem technischen Kapazitätsproblem für den Administrator.
2. Rechtliche Vorgaben zwingen zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung.
3. Die geordnete Ablage von E-Mails erhöht die Effizienz im Unternehmen.
Während die ersten beiden Motive nur der "Problembekämpfung" dienen, bringt das Motiv 3
einen echten Mehrwert für die Unternehmen. Dementsprechend sollte darauf geachtet werden,
dass, auch wenn technische oder rechtliche Notwendigkeiten der Auslöser für
E-Mail-Archivierung sind, zusätzlich eine Effizienzsteigerung erreicht wird.
In E-Mails verbirgt sich mittlerweile ein großer Teil des in Unternehmen vorhandenen
Wissens. Welchen Lösungsansatz empfehlen Sie hier in punkto Archivierung und wie sollen
Unternehmen an ein entsprechendes Projekt herangehen?
Die Frage bestätigt unsere in der ersten Antwort aufgestellte Forderung. Das E-Mail ist
neben dem Papier oder der einzelnen Datei eines von mehreren Informationsträgern, die in
"dokumentartiger" Form vorliegen. All diese unterschiedlichen technischen Dokumenttypen
sollten thematisch geordnet in einem zentralen Dokumenten-Pool abgelegt und archiviert
werden. Dort können sie dann anhand der Ordnungskriterien und anhand von intelligenten
Volltextsuchen im Inhalt leicht wieder gefunden werden. Leistungsfähige
Dokumentenmanagement-Lösungen wie DocuWare bieten zahlreiche Automatismen, um die Vielzahl
der Dokumente möglichst einfach und trotzdem geordnet abzulegen.
In der Praxis werden aktuell zwei Lösungsansätze diskutiert: Die Archivierung
unmittelbar nach dem Eingang der E-Mail bzw. nach der Bearbeitung. Wo sehen Sie die
Vor-/Nachteile dieser Verfahren?
Die Archivierung unmittelbar nach dem Eingang der Mails dient in der Regel ausschließlich
der Befriedigung der eingangs genannten ersten beiden Motive, nämlich der Entlastung der
E-Mail-Server und der Einhaltung gesetzlicher Regeln. Eine sichere, geordnete Ablage aller
Mails ist damit nicht möglich. Um die elektronische Post geordnet abzulegen und diejenigen
Mails auszusondern, die überflüssig sind, muss der Empfänger selbst mitwirken. Das System
kann ihm dies durch die vorgenannten Automatismen erleichtern. In vielen Fällen wird
beides gemacht: Sofortige Archivierung in ein "Maileingangsarchiv" und zusätzliche
geordnete Ablage gemeinsam mit anderen Dokumenten. Aufgrund der niedrigen
Massenspeicherpreise ist das ein pragmatischer Ansatz.
Jürgen Biffar
Ist eine Revisionssicherheit der archivierten E-Mails Ihrer Ansicht nach notwendig? Was
spricht dafür, was dagegen und wie könnte diese gegebenenfalls gewährleistet werden?
Das hängt ganz von den Vorschriften ab, die für Branchen und Betriebsgrößen
unterschiedlich sind. Dort, wo Revisionssicherheit verordnet ist, muss diese auch für
E-Mails gelten. Ein Minimum an Revisionssicherheit bietet jedes gute
Dokumentenmanagement-System für alle Dokumentarten, also auch für E-Mails, indem es
Manipulation verhindert, Zugriffsmöglichkeiten steuert und die Aktivitäten protokolliert.
Wie kann die Thematik E-Mail mit anderen Prozessen verknüpft werden bzw. ist dies Ihrer
Ansicht nach überhaupt nötig (Stichwort ILM)?
Ein gutes Dokumentenmanagement-System behandelt ein E-Mail wie jedes andere Dokument.
E-Mail ist damit nur eine andere technische Erscheinungsform ein- und derselben
Dokumentart. Eine Bestellung oder ein Urlaubsantrag können auf Papier, per Fax oder per
E-Mail eingehen. Damit ist auch das E-Mail den üblichen Workflow-Prozessen eines DMS
zuzuführen.
Experten sehen E-Mails als einen der "Schuldigen" für das steigende Datenwachstum in
den Unternehmen. Sehen Sie das ebenso und was können Firmen machen, um dem ungezügelten
Daten- und Mail-Aufkommen entgegenzuwirken?
Das gleiche, was sie gegen die Papierflut tun: Aussortieren und wegwerfen. Beim Papier
erfolgt dies in der Poststelle, bei der Sekretärin oder durch den Empfänger selbst – mit
allen Unsicherheiten. Bei den E-Mails gibt es immer bessere technische Möglichkeiten zur
Filterung – Stichwort SPAM-Filter. Aber letztlich werden wir uns daran gewöhnen müssen,
aus der Vielzahl der verbleibenden E-Mails diejenigen auszusortieren, die wichtig sind.
Das funktioniert genauso wie beim klassischen Postkorb. Leider schwingt beim Thema E-Mail
viel Emotion mit, die einer nüchternen Betrachtung weichen sollte. Die technischen
Kapazitätsengpässe jedenfalls sind durch die zuvor genannten Lösungen heute leicht zu
bewältigen.
07/2006, Birgit Schuckmann
| | Birgit Schuckmann ist freie Fachjournalistin in München.
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