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Das elektronische Archiv: Nur Teil einer GDPdU-Lösung
Revisionssichere Archivierung und GDPdU-Konformität – diese beiden Schlagworte werden in
Deutschland gern in einem Atemzug genannt. Klar ist, dass die Unternehmen durch neue
rechtliche Anforderungen wie die GDPdU, Basel 2 oder den Sarbanes Oxley Act,
zusammengefasst unter Compliance, zum Einsatz neuer Dokument-Technologien gedrängt werden
– was viele DMS-Hersteller dazu verleitete, ihre Lösungen sogleich als GDPdU-konform
anzupreisen. Doch was steckt eigentlich dahinter?
DMS und Archiv haben mit den GDPdU zunächst einmal gar nichts zu tun.
Denn die geltende
Abgabenordnung bzw. die GDPdU kann auch erfüllen, wer gar kein solches System im Einsatz
hat: Nirgendwo ist eine Pflicht zur Einrichtung von Archivsystemen vorgesehen.
Zweifelsohne wird das Auslagern steuerrelevanter Daten sinnvoll sein, wenn bei
Aufbewahrungsfristen von 6 oder 10 Jahren ein Vorhalten dieser Daten an ihrem
Entstehungsort, in den Produktivsystemen nämlich, aus Performance- wie Kostengründen nicht
mehr praktikabel erscheint – was die Regel sein wird. Produktivsysteme sind hierbei vor-
und nachgelagerte Haupt- und Nebensysteme wie ERP, Zeiterfassung, Personalwirtschaft oder
Kassensysteme. Doch "GDPdU-konform" sind die Archive damit nicht, sie dienen lediglich der
Datenspeicherung und -bereitstellung.
Die Konformität bezieht sich darauf, ob die
Produktivsysteme die Vollständigkeit und Auswertbarkeit der Daten bereits bei der Übergabe
an das Archiv sicherstellen. Auch das BMF hat längst erklärt, dass es weder für
Speichersubsysteme noch für Archivsysteme eine Zertifizierung geben wird.
Wenn dann also ein Archiv im Einsatz ist, muss die vorhandene betriebswirtschaftliche
Standard-Software die steuerrelevanten Daten samt dazu gehöriger Strukturinformationen
vollständig und richtig an dieses übergeben. Das Archivsystem hat die Aufgabe, diese Daten
und Strukturen gemeinsam entsprechend der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter
Buchführungssysteme (GoBS) revisionssicher unter einem eindeutigen Index zu archivieren.
Auf Anfrage an das Archiv müssen sie aus dem Archiv entweder dem erzeugenden System oder
aber für Auswertungstools wie IDEA, die von den Steuerbehörden verwendete Software der
Firma Audicon, verarbeitungsfähig wieder bereitgestellt werden. Das Archiv selbst benötigt
gar keine Auswertungsfunktionalität.
Was Archive hinsichtlich der GDPdU also können müssen, ist folgendes:
- Einen wahlfreien
Zugriff mittels eines Programms zu gewährleisten, das die archivierten Daten vollständig
bereitstellt,
- eine Speicherung der Art ermöglichen, dass die Unveränderbarkeit der Daten
sichergestellt ist,
- und in quantitativer und qualitativer Hinsicht
Auswertungsmöglichkeiten zulassen, die denen des Hauptsystems entsprechen.
Archivsysteme, welche die Anforderungen des HGB und der GoBS für eine sichere langzeitige
Informationsaufbewahrung erfüllen, dürfen sich revisionssicher nennen.
Wichtig ist es,
hier die Trennung zur GDPdU-Konformität zu ziehen:
Als GDPdU-konform kann eine Lösung
gelten, die aus einem revisionssicheren Archiv sowie einer Auswertungssoftware mit
IDEA-Funktionalität besteht, die auch die Hinterlegung von Standardauswertungen
ermöglicht, Diesen Vorschlag von Groß, Matheis, Lindgens (Deutsches Steuerrecht 23/2003,
S. 921 ff) hat auch das Bundesfinanzministerium bereits anerkannt. Nur mit solchen
Komplettlösungen sind Unternehmen in der Lage, dem Betriebsprüfer unabhängig von
Systemwechseln im produktiven Bereich gleich bleibende Auswertungsmöglichkeiten über die
gesamte Aufbewahrungsfrist zur Verfügung zu stellen.07/2006, Manfred Forst
| | Manfred Forst ist Diplom-Informatiker und Geschäftsführer der DMSFactory GmbH aus Rödermark. Das Unternehmen konzentriert sich seit 1995 auf die vielfältigen Aufgaben rund um Dokumenten-Management-Systeme (DMS).
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