Alfresco - Open Source Dokumenten Management

Alfresco ist eine Open Source Alternative für Enterprise Content Management (ECM). Es verbindet die Innovationskraft von Open Source mit der Stabilität einer echten Enterprise Class-Plattform. Seine Funktionalität reicht vom klassischen Dokumenten Management und Records Management über Web Content Management bis zu Social Content Management.

Anwender nutzen Alfresco um Inhalte zu erstellen, gemeinsam an ihnen zu arbeiten und diese zu diskutieren. Neue Mobile Funktionen und spezielle Apps für iPhone und iPad ermöglichen es zudem, auch ortsunabhängig arbeitende Mitarbeiter an das Alfresco Content Management anzubinden.

Zielgruppe von Alfresco sind Unternehmen und Organisationen, die Enterprise Content Management mit einem günstigen Kosten-Nutzen-Verhältnis einsetzen möchten. Sie haben die Wahl zwischen der kostenlosen Community Version und Alfresco Enterprise, die zusätzlich umfangreiche Wartungs-, Support- und Garantieleistungen beinhaltet. Diese Unterstützung kostet ab 21.000.- Euro/p.a. für Wartung und Support. Bei beiden handelt es sich um Voll-Versionen, die eine skalierbare Plattform für Unternehmen aller Branchen bieten.

Blick in das Backend

Die Alfresco Content-Plattform nutzt eine flexible Architektur, die auf offenen Standards basiert. Die Integration in SAP, IBM Lotus, Microsoft Office, SharePoint oder auch Google Text & Tabellen ist möglich. Alfresco baut auf den neuesten Komponenten der Open Source Infrastruktur auf, wie zum Beispiel Spring, IBatis, Lucene/SOLR und MyFaces und basiert auf aspektorientierter Programmierung. Das Open Source Dokumenten Management System für die einfache Erfassung, Suche und gemeinsame Nutzung von Dokumenten bietet dazu umfassende Library Services und Lifecycle Management in einem einheitlichen und stabilen Repository. Dieses hochskalierbaren Repository bildet den Kern von Alfresco und die Basis für inhaltszentrierte Applikationen aller Art.

Bei Alfresco handelt es sich um einen Java-basierten Content Application Server, der durch zahlreiche Schnittstellen problemlos an die bestehende Unternehmensinfrastruktur angebunden werden kann. Dies ist auch dann möglich, wenn diese sehr komplex ist und vielfältige Informationssysteme verwendet, die kaum oder nicht verbunden sind.

Der Ansatz des Alfresco Dokumenten Management Systems

Bisher waren Dokumenten Management Systeme häufig sehr vielschichtig und schwierig zu benutzen, da sie die Pflege des Systems über eine eigene Benutzeroberfläche erforderten. Das führte zu einer geringen Akzeptanz bei den Benutzern. Dem stellt Alfresco ein System entgegen, das bewusst auf gewohnte Oberflächen und vertraute Arbeitsabläufe setzt. Es basiert auf einem Repository, das transparente Dienste für ein vollständiges ECM ermöglicht.

So arbeiten die Nutzer beispielsweise mit einem virtuellen Dateiensystem, das wie ein Netzlaufwerk in ihrer Verzeichnisstruktur auftaucht. Die Suche ist Google-ähnlich gestaltet, das Browsen orientiert sich an Yahoo, beispielsweise in Bezug auf das automatische Extrahieren und Kategorisieren von Metadaten. Ähnlich wie bei Outlook- oder Gmail-Ordnerregeln können Fachanwender selbst einfache Dokumenten-Arbeitsabläufe anlegen.

Alfresco erscheint in der gewohnten Verzeichnisstruktur wie ein zusätzliches Netzlaufwerk

Inhalte anlegen und bearbeiten

Alfresco zeichnet sich dadurch aus, dass Benutzer einfach ihre bekannten Programme weiter nutzen. So werden Dokumente wie gewohnt in allen gebräuchlichen Dateitypen erstellt – zum Beispiel in Microsoft Office Excel, PowerPoint, Word, als pdf-Dateien oder Bilddateien. Der Bearbeiter kann hierbei direkt aus der Anwendung heraus auf Alfresco zugreifen oder aber die vorhandenen Dateien per Drag & Drop in das Alfresco "Laufwerk", beziehungsweise in dort vordefinierte Ordner, einfügen.

Durch die Unterstützung von CIFS und WebDAV können Dateien direkt in Alfresco abgelegt werden, wie bei einem gemeinsamen Netzwerklaufwerk. Auch im E-Mail Client lässt sich Alfresco als IMAP-Service einbinden, so dass Inhalte direkt aus einer E-Mail in Alfresco gespeichert werden können.

Die im Alfresco Repository gespeicherten Dateien werden automatisch mit Metadaten versehen und indiziert und sind dadurch leicht auffindbar. Die verwendeten Metadaten können individuell an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst werden, wobei sich die angebotene Suchmaske selbständig an die neuen Metadatenfelder anpasst. Alle gebräuchlichen Dateitypen werden als Vorschau direkt im Browser angezeigt, ohne dass sie vorher heruntergeladen werden müssen.

Im Repository abgelegte Dokumente werden automatisch mit Metadaten versehen. Hier sind auch die Aktionen sichtbar, die dem Nutzer erlaubt sind

Das alles gilt auch für die Anbindung von Nutzern, die außerhalb eines Unternehmens arbeiten und Zugriff auf bestimmte Dokumente oder Repository-Bereiche haben sollen, etwa Agenturen, Partner oder Kunden. Alfresco kann wie ein normales Laufwerk angesprochen werden, der Zugang erfolgt je nach Sicherheitsbedarf zum Beispiel über https, VPN oder SSL und mithilfe der offenen Standards wie WebDAV und CMIS. Alfresco unterstützt zudem das Arbeiten von mobilen Endgeräten aus: kostenlose Alfresco Mobile Apps für iPhone und iPad stehen im Apple iTunes Store bereit. Darüber hinaus gibt es zahlreiche Funktionen zum gemeinsamen Arbeiten in der Cloud, beispielsweise durch die Integration von Google Text & Tabellen sowie die Möglichkeit, Content aus sozialen Netzwerken zu nutzen oder in diesen zu publizieren.

Flexible Benutzer- und Rechteverwaltung

Auch bei der Benutzer- und Rechteverwaltung bietet Alfresco maximale Flexibilität. Die Gruppen und Rollen sind zum Teil vordefiniert, können aber bei Bedarf leicht bearbeitet, angepasst und ergänzt werden. Die Rechtevergabe wird sowohl auf Ordner- als auch auf Dokumentenebene für Gruppen oder einzelne Benutzer per Dialog realisiert. Um zu verhindern, dass mehrere Benutzer gleichzeitig schreibend auf Objekte zugreifen, kann entweder die automatische Versionskontrolle oder ein simpler Sperrmechanismus eingesetzt werden. Die Versionskontrolle eignet sich dazu, kleinere und größere Änderungen der Dokumente auf Anwenderebene nachzuverfolgen.

Echte Workflow-Engine

Alfresco ist in der Lage, systemübergreifende Workflows zu realisieren und damit seinen Benutzern eine enorme Zeitersparnis zu ermöglichen. Dabei unterstützt das System auch komplexe Unternehmensprozesse, beispielsweise unter Einbindung von Dritt-Systemen, E-Mail-Clients, Datenbanken, ERP- und CRM-Systemen und mehr. Benachrichtigungen der in die jeweiligen Prozesse eingebundenen Benutzer oder Gruppen können direkt in Alfresco, per RSS oder E-Mail erfolgen. Auch hier ist eine Einbindung in Drittsysteme jederzeit möglich.

In Alfresco sind bereits Muster für einfache Workflows als Beispiele enthalten. Die Gestaltung der Freigabezyklen ist dabei aber frei definierbar. Optimale Anpassung der Prozesse an die individuellen Anforderungen des Kunden garantiert der Workflow-Editor. Die volle Unterstützung des BPMN 2.0-Standards lässt auch hier viel Flexibilität zu: Benutzer können auch mit ihren eigenen Editoren arbeiten, sofern diese standardkonform sind.

Der Workflow-Editor ermöglicht die optimale Anpassung der Prozesse an individuelle Anforderungen

Funktionsumfang und Erweiterungen von Alfresco

Neben dem Dokumenten Management stehen als weitere Softwaremodule Collaboration, Social Networking und mobile Komponenten zur Verfügung. Diese sind bereits in der Grundinstallation enthalten und müssen nicht gesondert eingebunden werden. Alle Module lassen sich durch die Verwendung von Standardtechnologien sehr einfach anpassen und erweitern. Als Programmierschnittstellen dienen REST, Webservices, CMIS und JAVA.

Für den mobilen Zugriff von Apple iPhone oder iPad aus stellt Alfresco seinen Anwendern kostenlose iOS Apps zum Download zur Verfügung. Kunden können damit auch von unterwegs direkten Zugang zu ihren wichtigen Anwendungen, Daten und Dokumenten erhalten. Besonders praktisch ist die Nutzung der Apps für Anwender, die in Freigabeprozesse eingebunden sind. Wenn leitende Mitarbeiter Urlaubsanträge, Budgets etc. von unterwegs aus autorisieren können, trägt dies dazu bei, Arbeitsabläufe geschmeidiger zu gestalten und zu beschleunigen.

Sicherheit nach Maß

Als standardkonforme Web-Anwendung kann Alfresco jeder beliebigen Sicherheitsrichtlinie untergeordnet werden; der Zugriff auf die von Alfresco verwalteten Inhalte lässt sich benutzer-, gruppen- oder rollenbasiert steuern.

Berechtigungen lassen sich in Alfresco bequem verwalten

Technische Anforderungen

Betriebssysteme:

Red Hat Enterprise Linux 5.5
Red Hat Enterprise Linux 6.1
Sun Solaris 10
Windows Server 2008
Ubuntu 10
Suse Linux

Datenbanken:

MySQL 5.5
MS SQL Server 2008
Oracle 10g
Oracle 11g
PostgreSQL 9
IDM DB2 9.7

Skriptsprachen:
Über Alfresco können Inhalte in allen gängigen Scriptsprachen verwaltet und publiziert werden. Die Alfresco Applikation selbst wird via Spring, JAVA, JAVA Script, Freemarker und CSS gesteuert.

Schnittstellen:
Alfresco verfügt über eine Vielzahl von Schnittstellen zum Import von Daten.
Nativ: FTP, NFS, CIFS, HTTP
API: Rest, Webservices, CMIS, JSR-170, native JAVA

Webserver:

Tomcat 6
JBoss 5.1
Oracle WebLogic Server 11g
IBM Websphere

Technologie:
JAVA/Spring MVC

Statische/dynamische Generierung:
beides

Fazit

Als Open Source Produkt basiert Alfresco nicht nur auf modernsten Technologien, sondern ist auch offen für die Anpassung an zukünftige Herausforderungen. Diese Zukunftsfähigkeit verleiht dem System einen hohen Stellenwert in der IT-Abteilung. Durch den Verzicht auf Lizenzgebühren und durch die Verfügbarkeit von professionellem Support ermöglicht es Alfresco seinen Kunden, das System in den verschiedensten Unternehmensbereichen zu ihrem Vorteil einzusetzen. Da Alfresco offene Standards unterstützt, können Projekte sehr schnell und kosteneffizient realisiert werden.

Stärken von Alfresco sind die Umsetzung hochdynamischer Web Applikationen, Dokumentenmanagement und Collaboration sowie die Wiederverwendung und Verwaltung von Inhalten im Rahmen von Social Content Management und der mobile Zugriff auf relevante Inhalte und Workflows

Der effektive Einsatz von Alfresco kann von Unternehmen mit eigenen Entwicklern mit maximaler Flexibilität schnell umgesetzt werden. Für Unternehmen ohne eigene Entwicklerressourcen steht ein breites Netzwerk von zertifizierten Alfresco-Partnern zur Verfügung um die gewünschten Anpassungen kompetent und zuverlässig durchzuführen.