Know How

Agorum core DMS + Liferay Portal CMS

Agorum core DMS ergänzt das Liferay Portal im DMS/ECM Bereich

08.11.2011

Effizientere Geschäftsprozesse, schnelle Verteilung und strukturierte Bereitstellung von Informationen sowie revisionssichere Archivierung und eine protokollierende Historisierung aller unternehmensrelevanter Dokumente sind, kurz zusammengefasst, die wesentlichen Vorteile, die ein vollwertiges Dokumenten Management System bietet.

Bei der Realisierung von Unternehmensportalen auf der Basis der Open Source Liferay Portallösung sind die technischen Voraussetzungen geschaffen, die erweiterten Ansprüche im Bereich Dokumenten Management/Enterprise Content Management mit der Open Source Software agorum core zu ermöglichen.

Mit der Integration von agorum core in das Liferay Portal bekommt der Anwender ein DMS in seiner ihm vertrauten Oberfläche geliefert. Das agorum core Liferay wird als Portlet eingebunden. Dies ermöglicht es, die Dateien im Liferay Portal anzuzeigen, zu bearbeiten und die agorum core Suchfunktion zu nutzen.

In diesem Artikel erwarten Sie folgende Inhalte:

Systemvorstellung Liferay Portal
Liferay mit agorum core DMS - mehr als nur eine Dokumentenbibliothek
WebDAV Integration mit Microsoft Office
agorum core über ein Portlet einbinden
Installation
Applikations-Integration in Liferay
Technische Basis von Liferay Portal und agorum core
Sicherheit
Vorteile der Produktkombination

Systemvorstellung Liferay Portal

Liferay Portal, ein Open Source Produkt, eignet sich in Unternehmen als mitarbeiter- und prozessorientiertes Enterprise Portal. Es ist eine Portal-Software, die es in Unternehmen ermöglicht, Informationen, Daten und Anwendungen unter einer einheitlichen Bedienungsoberfläche im Webbrowser zu vereinen, zu personalisieren und dadurch die Geschäftsprozesse elektronisch zu unterstützen. Liferay beeindruckt durch seine Vielzahl an Funktionen und seine hervorragende Software-Architektur.

Liferay Portal ist lizenzkostenfrei erhältlich (MIT-Lizenz, www.liferay.com ) und bietet mehr als 80 Portlets. Es basiert 100% auf JAVA-Technologie, unterstützt diverser Standards (JSR 168, 286, 170 bzw. WSRP und zukünftig auch WSRPv2) und bietet LDAP-Anbindung und Single Sign-on (SSO). Neben der kostenlosen Community Edition (CE) wird Liferay auch als Enterprise Edition (CE) angeboten.

Das Liferay Portal

Liferay mit agorum core DMS - mehr als nur eine Dokumentenbibliothek

Eine Kombination aus Liferay und dem DMS agorum core bietet umfangreiche Funktionen für ein professionelles Dokumenten Management im Unternehmen.

Integration von agorum core in das Liferay Portal. Sicht der Ordnerstruktur in Liferay

Funktionen von Liferay Dokumentenbibliothek

Liferay bietet sehr umfangreiche Standardfunktionen für die Dokumente.

Dokumente versionieren
Office-Dokumente aus dem Portal heraus bearbeiten
Ordner/Unterordner anlegen
Mehrere Dokumente gleichzeitig hochladen
Dokumente in der Dokumentenbibliothek suchen
Querverbindungen zu anderen Dokumenten herstellen (Verknüpfungen)
Dokumente sperren
Dokumente verschieben
Dokumente löschen
Dokumentenbeschreibungen erstellen
Dokumente bewerten
Dokumente vertaggen
Dokumente kommentieren
Mit der Dokumentenbibliotheks-Anzeige einzelne Rootverzeichnisse aus der Dokumentenbibliothek abgreifen und anzeigen.

Übersicht Dokumentenverwaltung in Liferay

Detailansicht eines Dokumentes

WebDAV Integration mit Microsoft Office

WebDAV (Web-based Distributed Authoring and Versioning) ist ein offener Standard zur Bereitstellung von Dateien im Internet. Dabei können Benutzer auf ihre Daten wie auf eine Online-Festplatte zugreifen.

Das Liferay DMS kann mit Microsoft Office verbunden werden, d. h. wann immer Sie Dateien oder Dokumente von Ihrem lokalen (virtuellen) Laufwerk aktualisieren, können diese automatisch in Ihre Online-Dokumentenbibliothek hochgeladen werden.

Das Liferay DMS bedient sich der öffentlich zugänglichen SharePoint-Protokolle, um es dem Benutzer zu ermöglichen, Dokumente zu öffnen, zu sichern, zu schützen und direkt zwischen Liferay und Microsoft Office auszutauschen. Dies eröffnete völlig neue Möglichkeiten, den Desktop Workflow in internetbasierte Zusammenarbeit und Dokumentenablagen zu integrieren. So kann zum Beispiel ein Marketing-Team, das an einer neuen Produktkampagne arbeitet, PowerPoint-Präsentationen, Prospekte, Kopien und Grafiken in einer Liferay Dokumentenbibliothek speichern und das Brainstorming mit Unterstützung von gemeinschaftlich genutzten Werkzeugen wie dem IM, Wiki oder Foren durchführen.

Beschreibung: Sie legen auf Ihrem Laufwerk einen virtuellen Ordner an und kopieren dort die neu erstellten Dokumente hinein. Dann bauen Sie eine TCP/IP-Verbindung zum Portal auf und die Dokumente werden dort angezeigt. Neu erstellte Dokumente werden dort hineinkopiert und eine TCP/IP-Verbindung zum Liferay Portal aufgebaut

Technisch gesehen ist WebDAV eine Erweiterung des Protokolls HTTP/1.1, das bestimmte Einschränkungen von HTTP aufhebt. Bisher kennt man aus Online-Formularen meist nur die Möglichkeit, einzelne Dateien hochzuladen (HTTP-POST). Mit WebDAV können ganze Verzeichnisse übertragen werden. Zudem ist eine Versionskontrolle spezifiziert.

agorum core Dokumentenverwaltung und was sie leistet

Links: Dokumente an verschiedenen Stellen sichtbar machen
Historisieren: Änderungen in einer Versionshistorie werden mitgeführt
Verschlagworten/Metadaten: Ein Dokument/Objekt kann um beliebige Schlagworte erweitert werden
Unveränderbar/Revisionssicherheit: Dokumenten-Stand einfrieren/unveränderbar machen
Erweiterbar: beliebig um benutzerdefinierte Attribute/Metadaten erweitern
Interne Verknüpfungen: Verknüpfung innerhalb der Dokumente bleiben erhalten (zum Beispiel Excel auf Excel)
Wiedervorlage: Dokumente/Objekte können auf Termin gelegt werden
OneClick-Bearbeitung: Wird ein Dokument gefunden, genügt ein Klick und das Dokument wird mit dem richtigen Programm geöffnet und am richtigen Ort wieder gespeichert
Zeitgesteuerte Aktionen: Automatische Abläufe, zum Beispiel automatisches Archivieren nach x Tagen (beliebig erweiterbar)
Konvertierung: Online-Formatwandlung in PDF/HTML
Ereignisgesteuerte Aktionen: Änderungen an Dokumenten/Objekten erzeugen Mitteilungen an Personen, die sich für diese Änderungen interessieren
Sperren/Freigeben (Check-In/Check-Out): automatisch oder manuell
E-Mail-Integration: Mails (EML, MSG) können gespeichert und zu zugehörigen Akten abgelegt/gebündelt werden (Abbildung elektronischer Akten)
CRM: Integriertes Adress-Modul zur Zuordnung von Kunden zu Akten und zur Zusammenfassung von Informationen und Vorgängen zu einem Kunden.

agorum core über ein Portlet direkt in die Liferay-Oberfläche einbinden

Dokumente können mit einem einzigen Klick direkt aus Liferay heraus im jeweiligen Bearbeitungsprogramm geöffnet, bearbeitet und wieder abgespeichert werden. Genauso können mit einem Klick die wichtigsten Verzeichnisse oder Dateien des Nutzers direkt im Windows Explorer-Netzlaufwerk aufgerufen werden. Beim Abspeichern eines bearbeiteten Dokuments wird eine neue Version mit Versionshistorie abgelegt. Dokumente können direkt aus der Weboberfläche von Liferay als PDF-Datei generiert und aufgerufen werden.

Ansicht des Webportals agorum desk4web. Dies ist die Oberfläche für die Aministration, den Arbeitsbereich und das Portalmenü.

Anbindung vorhandener Dateisysteme

Neben dem Zugriff auf Dokumente über das Webportal agorum desk4web gibt es noch weitere Möglichkeiten, die hier dargestellt werden sollen. Mit dem agorum core File Adapter lassen sich vorhandene Dateisysteme in das DMS einbinden. Die Adapter-Module sorgen dafür, dass "fremde" vorhandene Systeme eingebunden werden können. Dabei bleiben die Daten dort, wo sie sind (auf den vorhandenen Dateiservern), können aber mit den DMS-Funktionen von agorum core benutzt werden. Kundendaten und die zugehörigen Dokumente in einem CRM werden verknüpft.

Weiterhin gibt es die Möglichkeit, den Zugriff auf die Dokumente über eine Integration der CMS Dokumente über Webservice Schnittstellen zu ermöglichen.

Vorteile:

Dokumente werden in der Suche indexiert
Kein hoher Redaktionsaufwand
Rechte werden mit aufgenommen
Dokumente werden indexiert

Nachteile:

CMS muss Schnittstelle bereitstellen
Aufwändigere Lösung

Die Suche

Die Volltext-Suche ist wie bei Liferay auf Lucene aufgesetzt, zusätzlich können Dokumente auf externen Laufwerken indiziert und der Index kann mit gesichert werden. Darüber hinaus lassen sich mit agorum core bereits vorhandene Mailkonten in das Dokumenten Management einbinden. Alle hinterlegten Mails samt ihrer Anhänge werden im Volltext durchsucht.

Suchergebnis mit Hit-High-Lighting

Effiziente Geschäftsprozesse

Mit der in agorum core integrierten jBPM Workflow Engine lassen sich beliebig viele Workflows abbilden. Die Workflow-Komponente basiert auf jBPM von JBoss. Damit können Geschäftsprozesse effektiver gestaltet werden.

Beispiele:

Post beim Eingang digitalisieren und effizienter durch den Betrieb schleusen
Rechnungsdurchläufe komplett digital organisieren und durchführen
Vertriebsaufgaben ohne Informationsverluste zum Erfolg führen
Beschwerden effektiv managen
Aktenstrukturen automatisch anlegen
Dokumente automatisch und revisionssicher archivieren
Separate Archivierung von Unterlagen für die Betriebsprüfung
Urlaubsanträge online abwickeln
Schnelles Finden von Informationen durch Volltextindizierung

Mobiles Arbeiten von unterwegs

Mit dem agorum core Sync-Modul können unterschiedliche Standorte miteinander synchronisiert werden. So ist es möglich, dass Mitarbeiter überregional mit denselben Dokumenten und elektronischen Akten arbeiten können. Mit agorum2go ist es möglich, die Daten des DMS mit einem Laptop zu synchronisieren, damit sind alle Dokumente auch ohne Zugang zum Internet mobil immer mit dabei sind.

Dokumente einscannen

Mittels des Moduls OCR-Server werden alle eingescannten Dokumente zentral auf dem agorum core Pro Server verarbeitet und vollautomatisch indiziert. Dies funktioniert auch mit Bild-Daten. Das Modul OCR-Server extrahiert vollautomatisch die Texte aus gescannten Bild-Dateien und macht so Ihre eingescannten Dokumente sofort durchsuchbar. Dabei läuft die Texterkennung komplett im Hintergrund ab.

...