 | | | Autor: | | Ulrich Schmidt (85.183.24.---) | | | Datum: | | 24.09.09 | |
Sehr geehrter Herr Bischoff,
gerne versuche ich Ihre Fragen zu beantworten - aber es wird "nicht ganz leicht":
Eine "Verfahrensdokumentation" haben Sie bestimmt schon (!!!) für Ihr Unternehmen erstellt, denn diese ist schon auf Grund der Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) bereits für die "Papierform" vorzuhalten und im Rahmen der GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) konkretisiert und mit Veröffentlichung der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) noch einmal verdeutlicht worden.
Weitere Hinweise hierzu finden Sie z.B. hier:
http://www.gdpdu-portal.com
Ein "einfaches PDF" speichert möglicherweise nicht alle darzustellenden Zeichen(sätze), so dass in 10 Jahren vielleicht das PDF noch geöffnet werden kann, aber die Zeichen (Schriftart) nicht oder nicht korrekt dargestellt werden.
Sie erinnern sich bestimmt noch an das Problem mit dem EUR-Symbol?
Beim PDF/A geht es also nicht (nur) um die Metadaten, sondern um die korrekte Darstellung der Zeichen. Das dass PDF überhaupt geöffnet werden kann ist ebenfalls für "einfache PDF" nicht immer sichergestellt - zu oft liefern z.B. freePDF-writer keine "zuverlässigen Dateien".
Bei gescannten Dokumenten spielen die Zeichensätze ja kaum eine Rolle, da sich ein Bild im PDF versteckt, aber Sie möchten ja auch nicht mehrere PDF-Varianten im Archiv vorhalten.
Damit also zurück zu Ihrer "Verfahrensdokumentation", die glaubhaft versichert, dass die von Ihnen archivierten Belege wieder dargestellt werden können. Verwenden Sie für die Archivierung ein "genormtes Format" (und Sie beziehen sich auf die verwendete Norm) ist Ihre Verfahrensdokumentation weniger "angreifbar".
Im Falle einer Prüfung wird also zunächst Ihre "Verfahrensdokumentation" gewürdigt und dann, na dann müssen Sie auch noch die Belege vorzeigen können.
Ich hoffe, dass ich den Sachverhalt verständlich erläutern konnte.
Mit freundlichen Grüßen
von der Waterkant
Ulrich Schmidt |
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